02/01/2011

Thử bàn về qui trình công việc

Bình Tâm

Qui trình công việc – tiêu chí tổng hợp thể hiện năng lực hành động

Trình tự công việc là sự sắp xếp lần lượt, thứ tự trước sau một cách hợp lý của các thao tác, các công đoạn, nhằm đảm bảo cho công việc được hoàn thành một cách tốt nhất và nhanh nhất.

Phàm làm việc gì cũng phải có đầu có đuôi, tức phải có bắt đầu, có triển khai và có kết thúc. Đó là tính trình tự của công việc.

Nói cách khác:

- Trình tự công việc là thứ tự cần thiết phải làm khi tiến hành công việc.

- Qui trình là trình tự cần phải được tuân thủ trong quá trình tiến hành công việc.

Trình tự và qui trình công việc là kinh nghiệm được đúc kết, là tri thức được tích tụ qua quá trình lao động lâu dài của con người.

Chỉ có người nắm chắc mục đich, nội dung và thành thạo công việc thì mới có khả năng đúc kết được một trình tự công việc. Có nắm chắc mục đích công việc thì mới biết liều lượng tác động và mức độ hoàn thiện như thế nào để đảm bảo yêu cầu đối với kết quả đạt được, có nắm chắc nội dung và thành thạo công việc thì mới biết các công đoạn nào, thao tác nào là cần thiết để hoàn thành công việc với thời lượng ngắn nhất, nhưng đạt chất lượng cao nhất.

Một phương pháp làm việc chỉ được hình thành khi một trình tự, hay một qui trình làm việc gắn liền với những phương tiện và những cách thức nhất định để thực hiện công việc đó đã được xác định;

Hay nói cách khác:

Một phương pháp làm việc được coi là hoàn chỉnh chỉ khi nào phương pháp đó thể hiện được: đối tượng bị tác động, công cụ được sử dụng và qui trình cần được áp dụng.

Như vậy, năng lực xác định và nắm chắc qui trình công việc là biểu hiện cụ thể quan trọng bậc nhất về trình độ & năng lực hành động của con người.

Ngược lại, một người không nắm vững qui trình công việc là một người không thạo việc và thiếu năng lực hành động trong trường hợp cụ thể đó.

Một phong cách làm việc mà qua đó qui trình công việc luôn được chấp hành một cách nghiêm túc được gọi là một phong cách chuyên nghiệp; nói giản đơn, đó là một cách làm việc có bài bản.

Trong lao động sản xuất, nhất là sản xuất công nghiệp, một qui trình ổn định và thống nhất sẽ đảm bảo một năng suất sản xuất ổn định với một chất lượng sản phẩm đồng đều.

Kỹ năng lao động – hay kỷ năng làm việc – được thể hiện qua trình độ nắm vững qui trình và ý thức chấp hành nghiêm túc qui trình công việc đã được ấn.

Tuy nhiên, trình tự hay qui trình công nghệ của một công việc chỉ đáp ứng cho công việc trong những điều kiện và hoàn cảnh nhất định. Một khi khoa học kỹ thuật phát triển, kiến thức và kinh nghiệm của con người thay đổi, kỹ năng lao động và trình độ công cụ lao động tiến bộ sẽ làm cho qui trình công nghệ thay đổi tương ứng. Ngay cả khi trình độ khoa học kỹ thuật và trình độ công nghệ không thay đổi, nhưng với điều kiện và hoàn cảnh khác nhau, trước khó khăn thuận lợi khác nhau thì trình tự của công việc cũng phải được thay đổi cho thích hợp. Người tuân thủ xơ cứng không biết chọn một qui trình thích ứng trong những trường hợp điều kiện và hoàn cảnh đã thay đổi sẽ dễ bị thất bại. Người vận dụng linh hoạt và biết chọn một qui trình hợp lý sẽ có nhiều cơ hội thành công. Hoàn cảnh và điều kiện càng bất thường càng đòi hỏi một trình tự công việc ngoại lệ bất thường, miễn sao kết quả đạt được phải là kết quả hợp lý nhất, tương xứng nhất với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể ấy.

Vội vàng một chút sẽ dễ hỏng việc, chậm trễ một chút sẽ dễ mất thời cơ. Một động tác thiếu sẽ dễ làm hỏng việc, một động tác thừa sẽ dễ chậm trễ thời cơ. Bởi vậy, năng lực, bản lĩnh và trí tuệ của con người trong quá trình thực hiện công việc chỉ được thể hiện và khẳng định trong hoàn cảnh và bối cảnh bất thường.

Trình tự công việc bao giờ cũng có khâu bắt đầu, khâu diễn tiến và khâu kết thúc, do đó trình tự công việc bao giờ cũng gắn với một thời lượng cần thiết. Một trình tự tối ưu là một trình tự có thời lượng ít nhất, với số công lao động bỏ ra ít nhất mà thu được một số lượng sản phẩm nhiều nhất với chất lượng cao nhất. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc một trình tự tối ưu sẽ đảm bảo cho một năng suất lao động cao nhất, một hiệu quả và chất lượng công việc tốt nhất trong những điều kiện và hoàn cảnh nhất định.

Trình tự công việc là một nội dung cụ thể không thể thiếu được của phương pháp tiến hành công việc.Trình tự công việc không hợp lý, hoặc không được chấp hành nghiêm túc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc. Một sự bắt đầu sai về công đoạn, hay về thao tác của một qui trình ổn định trong một điều kiện ổn định là biểu hiện không nắm vững qui trình của người không thạo việc, hoặc không có kỷ luật lao động. Người không thạo việc, hoặc vô kỷ luật không chấp hành trình tự lao động sẽ làm hỏng việc.

Kỹ năng lao động (khả năng vận dụng những kiến thức đã thu nhận được trong cuộc sống để áp dụng vào công việc) của một cá nhân thể hiện qua việc nắm vững qui trình và ý thức chấp hành nghiêm túc qui trình công việc đã được ấn định thì chỉ là kỹ năng lao động sơ cấp. Trình độ này thường là trình độ của một lao động thạo nghề, đảm bảo cho người ấy có thể lao động độc lập trong điều kiện môi trường ổn định ít có biến động, hoặc lao động trong môi trường mang tính công nghiệp hoá và chuyên môn hoá cao độ theo kiểu dây chuyền, hay điều kiện lao động dưới sự chỉ huy của người khác. Trình độ kỹ năng này chỉ mới đáp ứng nhu cầu tồn tại của con người chứ chưa đáp ứng nhu cầu thích nghi và phát triển của con người.

Kỹ năng lao động ở mức độ thạo nghề (tức trình độ sơ cấp theo cách diễn đạt ở đây), nếu được kết hợp với năng lực ứng phó linh hoạt để có thể từ một trình tự cũ mà sửa đổi, hay sáng tạo nên một trình tự công việc hợp lý, đảm bảo một kết quả tương xứng với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể cho phép thì trình độ này ứng với kỹ năng lao động trung cấp. Đó là kỹ năng cá nhân cần phải có của người làm việc độc lập, tự chủ và không cần, hoặc không phải chịu sự chỉ huy của người khác trong điều kiện môi trường xã hội không ổn định, hoặc một nền sản xuất hàng hoá với nhiều yếu tố năng động. Tuy nhiên, trình độ lao động này chỉ mới đáp ứng nhu cầu tồn tại và thích nghi của con người trong môi trường có nhiều biến động chứ chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển.

Kỹ năng lao động trung cấp kết hợp với năng lực có thể nắm chắc qui trình các phần việc có liên quan ngoài phần mình đảm trách để hiệp tác, hiệp đồng có hiệu quả với nhiều người và nhiều bộ phận khác trong quá trình thực hiện công việc; đây là kỹ năng lao động cao cấp, kỹ năng cần có để làm việc trong môi trường lao động tập thể có tổ chức mang tính xã hội cao, luôn biến động và luôn phát triển, qua đó đáp ứng được nhu cầu tồn tại và phát triển của bản thân, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Những người thành thục trong kỹ năng hiệp tác, hiệp đồng thường là các thành viên được giáo dục và đào tạo tốt trong xã hội, hoặc được hấp thụ từ một xã hội, hay một cộng đồng có nền sản xuất phát triển cao và có một sinh hoạt xã hội năng động, đa dạng.

Người ta bảo, quân cốt tinh chứ không cốt đông.

Có một chuyện kể, năm 1798 khi tiến đánh Ai Cập có người hỏi Napoléon Bonaparte – hoàng đế nước Pháp – rằng khả năng chiến đấu của quân lính Pháp so với đội quân lê dương chuyên nghiệp Mameluk (Mamluk, Mamluq) của Ai Cập như thế nào?

Napoléon đáp với đại ý như sau: 1 lính Pháp sẽ đánh thua 1 Mameluk, 2 lính Pháp sẽ đánh hoà với 2 Mameluk, 3 lính Pháp sẽ đánh thắng 3 Mameluk (ngụ ý nói về ý nghĩa của năng lực hiệp tác, hiệp đồng và ý thức kỷ luật cao trong chiến đấu của quân đội Pháp so với đội quân lê dương thiện chiến và khét tiếng dũng mãnh Mameluk của Ai Cập).

Câu nói của Napoléon thể hiện sự tự tin về kỹ năng hành động của lính Pháp cao hơn hẳn những lính Mamelux là quân lê dương chuyên nghiệp của Ai Cập.

Kỹ năng lao động cao cấp kết hợp với trình độ dự đoán, dự báo chính xác tình hình và các tình huống có liên quan có thể xảy ra, cùng với trình độ ứng phó phong phú, linh hoạt và có hiệu quả thì đó kỹ năng của người lãnh đạo. Trình độ dự đoán, dự báo càng chính xác và trình độ ứng phó càng linh hoạt, càng phong phú thì kỹ năng lãnh đạo càng được đánh giá cao. Một lãnh đạo, nhất là lãnh đạo tối cao của một ngành, một cộng đồng mà không đạt được trình độ này thì ngành đó và cộng đồng đó chỉ có thể tồn tại, hoặc dẫm chân tại chỗ, hoặc đi loanh quanh rất lâu trong quá trình phát triển, nếu không nói là sẽ không tránh khỏi phạm sai lầm trong quá trình phát triển.

Một kỹ năng lao động dù ở trình độ sơ cấp hay cao cấp (theo chuẩn đánh giá ở đây) cũng đều không thể tự dưng mà có, mà là kết quả của quá trình đào tạo, giáo dục, hoặc tự trau dồi nghiêm túc, lâu dài. Sự đào tạo và giáo dục có thể sẽ cho ra những con người với kỹ năng lao động với đủ các loại cấp bậc và những nhà lãnh đạo giỏi; song môi trường và hoàn cảnh sống, bản lĩnh, tài năng và ý chí cá nhân trong quá trình tiếp tục tự đào tạo, tự giáo dục, tự trau dồi mình mới quyết định ai là người lao động xuất sắc và ai là người lãnh đạo tài ba trong cuộc đua tranh không khoan nhượng của cuộc đời.

Những người có cuộc sống khép kín, riêng lẻ và ít tham gia sinh hoạt cộng đồng, hoặc trưởng thành từ một xã hội, hay một cộng đồng có nếp sinh hoạt lạc hậu và đơn điệu, hoặc từ một nền sản xuất chậm phát triển sẽ ít có cơ hội học tập lẫn nhau, đồng thời nhu cầu nâng cao kỹ năng ứng xử và lao động của họ cũng không được kích thích. Những người này sẽ trở nên ngỡ ngàng, vụng về, thụ động trong các sinh hoạt cộng đồng, thậm chí gây nên trở ngại nhất định nào đó cho các sinh hoạt mang tính hiệp tác, hiệp đồng.

Thử nhìn về thực tế của tình hình

Để một cuộc cách mạng có được những sức mạnh phi thường, ngoài những yếu tố cần phải có về tinh thần như lý tưởng và niềm tin cùng với ý chí và kỷ luật tự giác thì còn cần phải có những con người với vốn tri thức cùng với năng lực và kỷ năng làm việc của họ.

Hay như ai đó đã nói, một cuộc cách mạng chỉ có thể thành công khi thu hút được vào hàng ngũ của mình những thành phần ưu tú của xã hội. Sự ưu tú ở đây tất nhiên bao gồm cả sự tiên phong và vượt trội về tư tưởng lẫn tri thức và năng lực hành động của những con người đó.

Dân tộc ta cũng có câu: Hiền tài là nguyên khí của quốc gia.

Trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, vì nỗi nhục và cuộc sống lầm than của người dân mất nước, và trên hết là vì sự tồn vong của dân tộc, trong đó không thể không nói đến yếu tố vì một viễn cảnh xán lạn đầy công bằng, bác ái, đầy tính nhân bản và nhân văn của một xã hội tương lai đang vẽ ra trước mắt và đang vẫy gọi dân tộc từ phía trước nên nhiều nhà trí thức của các tầng lớp trung lưu và thượng lưu, đã từ bỏ cuộc sống nhung lụa, vàng son đầy hấp dẫn mà họ đang hưởng thụ, hay đang chờ đón họ để dấn thân sự nghiệp giải phóng dân tộc đầy cam go, gian khổ và đầy chết chóc, hi sinh. Với thành phần giai cấp và năng lực cá nhân của mình, họ rất biết rằng về quyền lợi riêng tư, nếu đến với cách mạng thì họ có cái để mất và cái có thể mất sẽ nhiều hơn cái họ có thể được; thế nhưng họ vẫn dấn thân. Thưở đó cách mạng đã có những nhà trí thức thực sự và những nhà trí thức thượng thặng trong hàng ngũ của mình.

Sự thành công của hai cuộc kháng chiến đã chứng minh cho lời nói: một cuộc cách mạng chỉ có thể thành công khi thu hút được vào hàng ngũ của mình những thành phần ưu tú của xã hội.

Sức mạnh vô địch một thời của hai cuộc kháng chiến ấy là sự ứng nghiệm của câu nói: Hiền tài là nguyên khí của quốc gia.

Nhưng rất tiếc cho một xã hội nông nghiệp còn chậm phát triển như xã hội ta, ưu thế của tư tưởng nông dân đã lại nghiêng về xu hướng trọng nông mà xem thường các tầng lớp được coi là “sĩ”, là “thương” trong xã hội. Với phương châm lấy đường lối giai cấp làm cơ sở cho công tác cán bộ, quan điểm “Trí - Phú - Địa - Hào” luôn là đối tượng bài xích từ ngàn đời nay trong cái nhìn và trong tâm thế của người nông dân. Vì sự sống còn của dân tộc, cách mạng đã mở rộng vòng tay và tấm lòng để kêu gọi và ôm trọn các thành phần “Trí - Phú - Địa - Hào” tiên tiến và giác ngộ vào hàng ngũ chiến đấu của mình. Cũng vì sự sống còn của dân tộc, những con người ưu tú nhất của thành phần “Trí - Phú - Địa - Hào” đã tự nguyện đứng vào hàng ngũ chiến đấu của cách mạng. Thế nhưng khi bờ cõi đã thu về một mối, dù chỉ thu về với một nửa đất nước hay đất nước đã thu về trọn vẹn thì công cuộc cải cách ruộng đấtcải tạo tư sản đã loại trừ và dựng nên một bức tường ngăn cách đối với những thành phần tri thức có chuyên môn và am hiểu công việc ra khỏi vị trí chủ chốt kể từ cấp cơ sở trở lên, khiến xã hội phải mò mẫm lại từ đầu quá trình quản lý xã hội.

Bởi vì, tư tưởng cục bộ cực đoan của một số người trong hàng ngũ lãnh đạo của cách mạng chỉ hiểu rằng, các tầng lớp cơ bản trong xã hội, ngoài nỗi nhục chung của người dân mất nước, họ còn là lớp người trực tiếp và chủ yếu gánh chịu nỗi lầm than cùng cực gần như không lối thoát của xã hội, vì vậy trong họ đã tích tụ nỗi căm thù tột độ của hàng trăm năm qua đối với những kẻ xâm lược và bọn bán nước; nỗi căm thù đó đã biến thành ý chí không gì bẻ gãy được trong việc đạp đổ ách thống trị của cả trong lẫn ngoài nước đang đè nặng trên lưng và một niềm tin sắt đá vào tiền đồ, vào những lợi ích mà cuộc cách mạng đã vẽ ra trước mắt họ. Tuy nhiên, họ đã không kịp hiểu rằng, cái thiếu của quần chúng cách mạng là cái thiếu trong lĩnh vực tri thức và năng lực sử dụng các phương tiện vật chất kỹ thuật, nhất là lĩnh vực đòi hỏi kỹ thuật cao và lĩnh vực quản lý nhà nước; trong những lĩnh vực này quần chúng cách mạng hoàn toàn là những “người không thạo việc”. Chính các thành phần “Trí - Phú - Địa - Hào” tiên tiến, có học và giác ngộ cách mạng đã bổ sung cho cách mạng những điều mà quần chúng cơ bản còn khiếm khuyết (tham khảo bài “Thử bàn về công tác tổ chức” – phần II. Tính vật chất của bộ máy tổ chức & vai trò con người trong bộ máy tổ chức của cùng tác giả đăng trên BVN ngày 22/12/2010).

Sai lầm nói trên là một sai lầm lịch sử mang tính tư tưởng đặc thù của một nền sản xuất nông nghiệp chậm tiến.

Hệ quả là:

Con tằm trong giá rét và tiếng ồn sẽ không nhả nhiều tơ.

Con bò cái trong sự lo sợ phập phồng và thiếu ăn sẽ không cho nhiều sữa.

Người trí thức trong hoàn cảnh bị phân biệt và không được trọng dụng sẽ không sinh ra nhiều nhiệt tình và sáng kiến.

Ngược lại, thay vào vị trí của những người chuyên nghiệp thì những cái đầu giàu óc tưởng tượng tha hồ đưa ra những chủ thuyết và đề án mới lạ để ứng dụng trên cơ thể của xã hội, những con người quả cảm lại có cơ hội để chứng tỏ tư tưởng và hành vi “dám nghĩ dám làm” tân kỳ của họ. Khi tiến hành công việc họ thường làm ngược và sự bắt đầu bằng hững qui trình ngược, khiến cho kết quả đạt được cũng thường trái ngược. Khi họ tiến hành sửa sai thì với sự không chuyên và lòng quả cảm của mình, họ bắt đầu bằng những qui trình ngược và cũng lại gặt hái những kết quả trái ngược với ý đồ; càng sửa sai kết quả lại càng sai. Công bằng mà nói, những việc họ làm thì thành công cũng có, đỗ vỡ và tổn thất cũng nhiều. Song, “Ai chiến thắng mà không hề chiến bại – Ai nên khôn mà chẳng dại đôi lần?”. Từ những cái “dại” đó – tức từ những tổn thất không nhỏ ấy – các nhà lãnh đạo có trách nhiệm đã ngộ ra rằng, nếu cứ tiếp tục mò mẫm và thể nghiệm, nếu hàng ngũ cốt cán của xã hội tràn ngập những người không chuyên, thiếu đào và giáo dục căn bản thì có thể sẽ đi đến nguy cơ đổ vỡ, từ đó chủ trương trí thức hóa tầng lớp cán bộ của Đảng và Nhà nước đã ra đời. Song:

Trồng cây là sự nghiệp mười năm.

Trồng người là sự nghiệp trăm năm.

Vì thế chỉ trong vài thập kỷ sẽ không đủ thời gian để trí thức hóa đội ngũ cán bộ của Đảng và Nhà nước, cũng như để hình thành một thế hệ con người mới. Từ một chủ trương đúng đắn về trí thức hóa đội ngũ, nhưng tư tưởng nóng vội “đi tắt - đón đầu” bất chấp trình tự về sự phát triển của sự việc nên đã sản sinh ra một thế hệ trí thức “bằng dỏm - bằng giả” tràn ngập trong bộ máy Đảng và Nhà nước. Sự giả dối trắng trợn khiến cho sự chống lại nó cũng thẳng thừng quyết liệt. Mới đây đã có địa phương tuyên bố sẽ không chấp nhận những cán bộ hệ tại chức, bởi đây là hệ đào tạo mà từ đó những cán bộ “bằng dỏm – bằng giả” chủ yếu được sản sinh ra. Hi vọng rằng quan điểm này sẽ được giữ vững và ngày càng được nhân rộng một cách thông minh và có cân nhắc.

Đáng lo ngại hơn trên diện rộng của toàn xã hội, khi tệ hối lộ đã đã được ươm mầm từ trẻ sơ sinh mới nứt mắt chào đời và tiếp diễn đến khi đứa bé bước vào nhà trẻ lẫn khi đứa bé mới chập chững theo mẹ bước những bước đầu tiên vào học đường, nếu đứa trẻ sơ sinh không muốn bị tiêm chích, bị tắm rửa và thay tã lót mạnh tay để gây đau đớn, cũng như nếu đứa trẻ muốn có được một ngôi trường có truyền thống giảng dạy tốt; vấn nạn này vẫn bám theo đứa bé cho đến khi đủ tuổi công dân, nếu công dân đó muốn có một chỗ làm việc, hay một vị trí xã hội với một chức vụ ưng ý…

Đáng lo ngại hơn trên diện rộng của toàn xã hội, khi bạo lực đã được ươm mầm ngay từ nhà chăm sóc và giữ trẻ cho đến những năm cuối cùng của hệ giáo dục học đường; nạn thầy cô giáo bạo hành đối với học sinh, học sinh bạo hành với thầy cô giáo khi chúng đủ lớn và đủ sức để đáp lại bạo lực của thầy cô ở những năm đầu đời; nạn học sinh bạo hành lẫn nhau khi có xích mích và bất đồng, v.v. đã trở thành phổ biến và thường xuyên trong nền giáo dục bởi những màn thị phạm của giáo viên và của những người lớn có trách nhiệm trong xã hội;

Đáng lo ngại hơn trên diện rộng của toàn xã hội, khi nạn nói dối và sự thiếu tự trọng đã đeo đuổi đứa bé từ khi chúng bị buộc phải “ngồi nhầm lớp”, hay được nhận điểm cao, dù học lực và hạnh kiểm không đạt yêu cầu… tất cả đều chỉ nhằm đảm bảo cho thành tích của nhà trường và của nghành giáo dục; sự giả dối vẫn còn đeo bám đứa bé khi đã đủ tuổi trưởng thành và biết biến sự giả dối ấy thành nghệ thuật sống qua việc mua quan, bán tước và xài “bằng dởm – bằng giả” để có thể chiếm lĩnh những vị trí quan trọng ưng ý trong bộ máy của Đảng và nhà nước.

Lịch sử đã bước sang thế kỷ 21, trong bối cảnh và điều kiện cụ thể của thực trạng, liệu đã đến lúc chín muồi để Đảng CSVN, một đảng đang cầm quyền nhận rõ cái sự “sai lầm lịch sử mang tính tư tưởng đặc thù của một nền sản xuất nông nghiệp chậm tiến” đó chưa? Lẽ nào một đảng có một quá khứ kiên cường và vẻ vang như Đảng CSVN lại cứ để những tư tưởng cục bộ cực đoan của một nền sản xuất nông nghiệp chậm tiến khuynh loát mãi đường lối cơ bản và công tác tổ chức và nhân sự của Đảng? Nếu để tình trạng này mãi kéo dài thì không biết điều bất hạnh gì sẽ xảy ra trong tương lai gần cho xã hội, cho dân tộc lẫn cho đảng cầm quyền?

Tính cách mạng và tính trì trệ của một tổ chức đều bắt nguồn từ nhân sự. Chúng ta không thể quên tinh thần của câu đúc kết nói trên của cố Tổng bí thư Lê Duẩn khi nói về công tác tổ chức và nhân sự của Đảng./.

B.T.

Tác giả gửi trực tiếp cho BVN.